前臺工作重點

時間：2024-07-11 15:20:33 管理制度

前臺工作重點

前臺、文秘工作要點：工作繁雜，需認(rèn)真仔細(xì)。

一．電話：

前臺工作重點

1．須在電話鈴響三聲內(nèi)接起。

2．使用標(biāo)準(zhǔn)用語，“您好”“請稍等”“對不起，他現(xiàn)在不在”“我能否留下您的聯(lián)系方式”等。

3．如有需領(lǐng)導(dǎo)接聽的電話，需提前問清楚對方情況。一般情況下，不允許將電話直接轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理室。如確實有問題，可轉(zhuǎn)到辦公室請相關(guān)負(fù)責(zé)人接聽。

4．不允許向任何人透露總經(jīng)理的任何聯(lián)系方式，如對方有急事，可記下對方聯(lián)系方式然后通知總經(jīng)理。

5．接電話時，對拿不準(zhǔn)的事情，不可亂說，可先記下對方聯(lián)系方式，以便相關(guān)人員回復(fù)。不能隨便向?qū)Ψ酵嘎豆厩闆r，包括電話、地址等。

6．接電話時，需準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接到接聽人分機；如接聽人不在，最好能記下對方聯(lián)系方式，或有什么事情，以便及時通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。

二．傳真：

1．發(fā)傳真前，須認(rèn)真填寫傳真頭，仔細(xì)檢查，以免出錯。

2．發(fā)后傳真后，須以電話及其它方式進行確認(rèn)。　

3．收到傳真后，及時轉(zhuǎn)交收件人，并復(fù)印存檔。

4．做好詳細(xì)的傳真記錄。

三．電子文件：

1．每天上、中、下午自覺檢查公司郵箱，及時發(fā)現(xiàn)新郵件，轉(zhuǎn)接接收人。

2．及時下載、打印、保存公司電子文件。

3．及時清理信箱，以免占用空間。

4．不允許用公司信箱發(fā)收個人信件。

四．日常事務(wù)：

1．負(fù)責(zé)公司員工外出旅店、火車（飛機）票等的預(yù)定及確認(rèn)。

2．負(fù)責(zé)員工工作餐的預(yù)定。

3．負(fù)責(zé)每天日常事務(wù)的詳細(xì)記錄。

4．負(fù)責(zé)來訪客人的接待（注意來訪者身份、意圖；推銷人員不予接待）。

5．負(fù)責(zé)公司快遞等事務(wù)的處理。

6．管理好前臺衛(wèi)生。

7．日常文件處理，需用公司文案統(tǒng)一格式。

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